Сотрудник задержался в командировке. Как оплатить пребывание в командировке штатного сотрудника Если работник после командировки остался на выходные

Вопрос Сотрудник по соглашению с Работодателем после окончания командировки остался в пункте направления на выходные (праздничные) дни по личным (семейным) обстоятельствам. Как правильно возместить расходы по командировке? Ответ Нужно оформить согласие работодателя на то, чтобы сотрудник задержался в месте командирования: например, это может быть соответствующая отметка в приказе на командировку. Можно сделать и отдельный приказ (см. в конце ответа) В этом случае работнику надо будет оплатить проезд в командировку и обратно, проживание, выплатить суточные и сохранить средний заработок за время командировки и время в пути. При этом за дни, на которые сотрудник задержался в месте командирования по личным обстоятельствам, ему не надо оплачивать проживание, выплачивать суточные и сохранять средний заработок.

Сотрудник остался в месте командировки на выходные или отпуск

НК РФ, в виде оплаты организацией проезда от места проведения свободного от работы времени до места работы. В этом случае оплата организацией за сотрудника билета со сроком приезда позднее окончания срока командировки, обозначенного в приказе о командировании, в соответствии с пп.

1 п. 2 ст. 211

Кодекса, признается его доходом, полученным в натуральной форме. Стоимость указанного билета подлежит обложению налогом на доходы физических лиц в соответствии с положениями ст.

211 Кодекса. Если же, например, работник остается в месте командирования, используя выходные или нерабочие праздничные дни, оплата организацией проезда от места проведения свободного от работы времени до места работы не приведет к возникновению у него экономической выгоды. Отметим, что в письмах Минфина РФ не приведен критерий значительности превышения срока командирования.

Работник задержался в командировке, особенности налогообложения

По мнению Минфина России, в данном случае налицо получение экономической выгоды, предусмотренной статьей 41 НК РФ, в виде оплаты организацией проезда от места проведения свободного от работы времени до места работы. Здесь уже работник получает доходы в натуральной форме, которые в силу подпункта 1 пункта 2 статьи 211 НК РФ подлежат обложению НДФЛ.

Внимание

КАК БЫЛО РАНЬШЕДо недавнего времени главное финансовое ведомство считало, что любое несоответствие даты окончания командировки и даты выезда из места выполнения задания приводит к образованию доходов в натуральной форме, подлежащих обложению НДФЛ. При этом в разъяснениях указывалось, что если командировка заканчивается в пятницу, а билеты приобретаются на понедельник, то их стоимость подлежит включению в налогооблагаемый доход работника*3.

*3См. письма Минфина России от 22.09.09 № 03-04-06-01/244, от 01.04.09 № 03-04-06-01/74.

Налоги и право

Ведь в письме речь идет не о продлении командировки, а о случае, когда работник решил остаться в городе по своим делам. А про приказ чиновники упомянули как бы вдогонку, напомнив, что если компания решит продлить командировку, то приказ необходим.

Инфо

Поэтому, если ваш работник решил остаться в месте командировки по-своему усмотрении, то приказ о продлении не нужен. Расходы на обратный билет можно подтвердить авансовым отчетом, который подпишет руководитель фирмы.

Что делать Тем не менее, существует вероятность, что Инспекторы на местах сочтут такие расходы необоснованными, утверждая что работодатель в этом случае оплачивает возвращение работника не из служебной командировки, а с места отдыха. Но у организации в этом случае есть возможность отстоять спорные расходы в суде – постановление ФАС Уральского округа от 19 июня 2007 г.
№ А50-17977/06.

Оформление документов, если сотрудник задержался в командировке

Работник задержался в командировке по своим делам. Кто оплатит проезд Бывает, что работник по окончанию своей командировки, решает остаться в этом городе еще на несколько дней. Например, командировка оканчивается в пятницу, а работник хочет остаться еще на выходные.

Можно ли учесть в расходах при расчете налога на прибыль стоимость обратного билета? Ведь дата в обратном билете не будет совпадать датой окончания командировки в командировочном удостоверении. По мнению Минфина России – можно. Правда, разрешение должен дать руководитель компании.

Об этом специалисты финансового ведомства рассказали в письме от 26 марта 2009 г. № 03-03-06/1/191. Аргументы такие: расходы на проезд сотрудника из командировки к месту постоянной работы компания понесла бы в любом случае. Ведь согласно статье 168 Трудового кодекса РФ командированному работнику компания обязана возместить расходы на проезд.

Календарь событий

ВСЕ ЗАВИСИТ ОТ СРОКАФинансовое ведомство рассмотрело ситуацию, когда работник выезжает в командировку ранее даты ее начала или задерживается в месте выполнения задания*1. *1 В дальнейшем мы будем говорить только о случае, когда работник задержался в месте командирования, имея в виду и обратную ситуацию – приезд в командировку ранее даты ее начала согласно приказу руководителя. Минфин России проанализировал два варианта: работник задерживается в месте командировки только на выходные либо нерабочие праздничные дни или же остается там на значительное время (например, на период отпуска).
Напомним, что, согласно статье 168 Трудового кодекса РФ, работодатель в случае направления в служебную командировку обязан возмещать работнику в том числе расходы на его проезд.
С этой обязанностью связаны две нормы налогового законодательства:– работодатель имеет право принять командировочные расходы в уменьшение налогооблагаемой прибыли на основании подпункта 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ;– работник как физическое лицо освобождается от обложения НДФЛ сумм такого возмещения в силу пункта 3 статьи 217 НК РФ. Если сотрудник использует по своему усмотрению в месте командировки лишь выходные, у него, по мнению специалистов ведомства, не возникает никакой экономической выгоды, а расходы на проезд можно признать непосредственно связанными со служебной командировкой. Объясняется такой вывод тем, что, согласно статьям 106 и 107 ТК РФ, время отдыха, в которое включаются выходные и нерабочие праздничные дни, работник может использовать по своему усмотрению и свободен от исполнения трудовых обязанностей.

Сотрудник остался на выходные в месте командировки расходы на проезд

Поэтому, когда он остается в месте командирования только на выходные, у него нет экономической выгоды (ст. 41 НК РФ), иначе говоря, дохода, который подлежит обложению НДФЛ. То есть, если работник возвращается из командировки после использования выходных (праздничных дней), расходы на проезд к месту командировки ему возмещаются в рамках гарантий, предусмотренных Трудовым кодексом*2.

См. также письмо Минфина России от 05.08.08 № 03-04-06-01/246. По этой же причине работодатель может считать оплату проезда из командировки по прошествии выходных непосредственно связанной с командировкой и, следовательно, имеет все основания учитывать данные расходы при определении налоговой базы по налогу на прибыль.

Иная ситуация складывается, если сотрудник задерживается в месте командирования, например для проведения отпуска.
ТК РФ). Признается ли оплата проезда к месту постоянной работы сотрудника его доходом? Может ли компания учесть расходы на оплату проезда? Когда можно признать расходы по оплате проезда Расходы на оплату проездного билета для проезда работника из места командировки к месту постоянной работы компания может учесть в расходах для целей налогообложения прибыли (письмо Минфина России от 26.08.2013 № 03-03-06/1/34815):

— если сотрудник задержался в месте командировки с разрешения руководителя, подтверждающего целесообразность произведенных работником расходов;
— дата выбытия работника из места служебной командировки к месту постоянной работы совпадает с датой, на которую приобретен билет.

Компания вправе принять положение по оформлению и возмещению затрат на командировочные расходы.
Для того что бы признать командировочные расходам в целях налогообложения налогом на прибыль применяются общие для всех расходов требования, предусмотренные п. 1 ст. 252 НК РФ, таким образом главное чтобы расходы были экономически обоснованы и документально подтверждены. В частности Минфин России в своих письмах от 03.09.2012 N 03-03-06/1/456 (п. 1), от 20.09.2011 N 03-03-06/1/558, от 16.08.2010 N 03-03-06/1/545 (п. 2), от 01.04.2009 N 03-04-06-01/74 (п. 2), от 26.03.2009 N 03-03-06/1/191 разъясняет, что при отнесении затрат на оплату проезда работника к месту командировки и обратно к расходам, учитываемым в целях налогообложения прибыли организаций, необходимо принимать во внимание, что указанные затраты были бы понесены в любом случае вне зависимости от срока пребывания работника в месте назначения.

Как отразить в учете расходы на оплату перелета работника от места постоянной работы до места командировки и обратно, если работник с разрешения руководителя остался в месте командировки на выходные?

Командировка работника связана со сбытом продукции. Стоимость авиабилетов составляет: до места командировки - 12 650 руб. (в том числе НДС 1 150 руб.), обратно - 11 550 руб. (в том числе НДС 1 050 руб.). НДС в авиабилетах выделен отдельной строкой.

По возвращении из командировки работник представил авансовый отчет с приложением подтверждающих документов, который утвержден руководителем организации в полной сумме.

Для целей налогового учета доходов и расходов организация применяет метод начисления.

Трудовые отношения

При направлении работника в служебную командировку ему гарантируется возмещение расходов, связанных со служебной командировкой, в том числе расходов по проезду до места назначения и обратно (ст. 167 , ч. 1 ст. 168 Трудового кодекса РФ ). Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом (ч. 4 ст. 168 ТК РФ ). При этом в трудовом законодательстве отсутствует требование об обязательном совпадении дат, указанных в проездных документах и документах, оформляемых при направлении работника в командировку, для возмещения расходов на проезд к месту командировки и обратно.

Работник обязан в срок, не превышающий трех рабочих дней со дня выхода на работу, представить авансовый отчет об израсходованных суммах с прилагаемыми подтверждающими документами, в том числе документами о фактических расходах по проезду (в данном случае авиабилетами) (п. 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденногоПостановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 ).

Бухгалтерский учет

В связи с тем что командировка связана со сбытом продукции, затраты на оплату проезда работника к месту командировки и обратно (за вычетом предъявленного авиаперевозчиком НДС) признаются расходами по обычным видам деятельности в качестве коммерческих расходов (п. п. 5, 7 Положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н ).

Расходы на оплату проезда работника признаются на дату утверждения авансового отчета руководителем организации (п. 16 ПБУ 10/99 ).

Бухгалтерские записи по рассматриваемым операциям производятся в соответствии с Инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденной Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н , и приведены в таблице проводок.

Налог на доходы физических лиц (НДФЛ)

Фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд работника до места командировки и обратно не включаются в доход, подлежащий налогообложению НДФЛ, на основании п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ .

В случае когда работник остался в месте командировки на выходные, вопрос об освобождении от налогообложения НДФЛ стоимости обратного билета является спорным.

По мнению Минфина России, в случае, когда работник задерживается в месте командирования на выходные, оплата организацией проезда от места проведения свободного от работы времени до места работы не приведет к возникновению у него экономической выгоды, предусмотренной ст. 41 НК РФ (Письмо Минфина России от 21.03.2017 N 03-04-06/16282). Следовательно, при таком подходе оплата организацией работнику стоимости обратного билета со сроком приезда незначительно позднее окончания срока командировки не признается доходом работника, полученным в натуральной форме, применительно к п. 1 ст. 210 , пп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ .

Отметим, что ранее Минфин России придерживался противоположной точки зрения. Подробнее о существующих позициях по данному вопросу, включая подборку официальных разъяснений и судебные акты, см. в Энциклопедии спорных ситуаций по НДФЛ и страховым взносам.

В данном случае исходим из того, что организация рассматривает оплату проезда работника к месту работы как оплату его возвращения из места командировки. Следовательно, для целей налогообложения НДФЛ стоимость обратного билета не признается выплатой, произведенной в интересах работника, поэтому дохода, полученного в натуральной форме, у работника не возникает.

Страховые взносы

По общему правилу при оплате работодателями расходов на командировки работников не подлежат обложению страховыми взносами на обязательное пенсионное страхование, на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, на обязательное медицинское страхование, а также страховыми взносами на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний в том числе фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок (п. 2 ст. 422 НК РФ , п. 2 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ "Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний" (далее - Закон N 125-ФЗ )).

Однако в случае, когда работник остался в месте командировки на выходные, вопрос об освобождении от обложения страховыми взносами стоимости обратного авиабилета является неоднозначным.

Как указано в разделе "Трудовые отношения", законодательством не предусматривается обязательное совпадение дат, указанных в проездных документах и документах, оформляемых при направлении работника в командировку, в качестве условия для возмещения расходов работника на проезд к месту командировки и обратно.

Кроме того, существуют разъяснения, в которых указано, что для начисления страховых взносов не имеет значения, прибывает человек из командировки вовремя или задерживается. Если задержка в месте командировки после ее окончания (отгулы или отпуск) согласована с руководством, то стоимость билетов, как и другие командировочные расходы, страховыми взносами не облагается (разъяснения заместителя управляющего отделением Пенсионного фонда РФ по г. Москве и Московской области А.В. Миклашевича и консультанта Департамента правового обеспечения Фонда социального страхования РФ Т.М. Ильюхиной). Приведенные разъяснения основаны на нормах утратившего с 01.01.2017 силу Закона N 212-ФЗ . Однако в силу того, что содержание пп. 1 п. 1 ст. 420 , п. 1 ст. 422 НК РФ , по сути, аналогично содержанию ч. 1 ст. 7, ч. 1 ст. 9 Закона N 212-ФЗ, считаем, что данные разъяснения применимы и в отношении страховых взносов, начисляемых с 01.01.2017.

В данном случае исходим из того, что организация рассматривает оплату обратного авиабилета как оплату перелета работника из места командировки. Соответственно, стоимость обоих авиабилетов квалифицируется в качестве командировочных расходов и не облагается страховыми взносами.

Налог на добавленную стоимость (НДС)

По общему правилу вычетам подлежат суммы НДС, уплаченные по командировочным расходам, учитываемым при исчислении налога на прибыль (п. 7 ст. 171 Налогового кодекса РФ ). При этом НДС по командировочным расходам принимается к вычету на основании представленных работниками счетов-фактур, выданных продавцами соответствующих услуг, или бланков строгой отчетности, в которых НДС выделен отдельной строкой (п. 1 ст. 169 , п. 1 ст. 172 НК РФ , п. 18 Правил ведения книги покупок, применяемой при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137 ).

В данном случае организация рассматривает возмещение работнику стоимости обратного билета как оплату проезда работника из места командировки к месту работы и учитывает стоимость этого билета в составе расходов для целей исчисления налога на прибыль (о чем сказано в соответствующем разделе). Следовательно, к вычету принимается сумма НДС со стоимости обоих авиабилетов.

Налог на прибыль организаций

Расходы на проезд работника до места командировки и обратно включаются в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на дату утверждения авансового отчета (пп. 12 п. 1 ст. 264 , пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ ). При этом указанные расходы должны соответствовать критериям, указанным в п. 1 ст. 252 НК РФ , а именно: расходы не должны быть поименованы в ст. 270 НК РФ , должны быть произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода, являться экономически обоснованными и документально подтвержденными.

В случае если работник остается в месте командировки на выходные, вопрос об экономической обоснованности расхода в виде стоимости обратного билета и о возможности признания данного расхода для целей налогообложения прибыли является спорным.

По мнению контролирующих органов, затраты на оплату проезда работника к месту работы после выходных, проведенных в месте командировки, считаются оплатой проезда из места командировки. При этом задержка выезда командированного из места командировки должна производиться с разрешения руководителя, подтверждающего в соответствии с установленным порядком целесообразность произведенных расходов (Письма Минфина России от 11.08.2014 N 03-03-10/39800, ФНС России от 20.08.2014 N СА-4-3/16564 "О порядке учета командировочных расходов").

Подробнее по данному вопросу см. Энциклопедию спорных ситуаций по налогу на прибыль.

Заметим, что в отношении оплаты проезда командированного работника к месту работы, в случае когда работник остался в месте командировки на длительное время для проведения отпуска, Минфин России высказывал иное мнение. В таком случае расходы по оплате проезда к постоянному месту работы, по мнению Минфина России, не являются обоснованными, так как работодатель оплачивает возвращение работника не из служебной командировки, а из места отдыха. Такой вывод следует, например, из Письма Минфина России от 30.01.2017 N 03-03-06/1/4364. Дополнительно по данному вопросу см. Практическое пособие по налогу на прибыль и Энциклопедию спорных ситуаций по налогу на прибыль.

В данной ситуации исходим из того, что соответствующее разрешение руководителя для обоснования задержки выезда командированного работника из места командировки имеется, организация рассматривает оплату проезда работника к месту работы как оплату его проезда из места проведения командировки и, соответственно, учитывает стоимость обратного билета в расходах при налогообложении прибыли.

<*> Иные командировочные расходы в консультации не рассматриваются.

Нашли в Вашей системе информацию: дата окончания командировки в командировочном удостоверении может быть раньше даты фактического выезда из нее, например, если работник решил задержаться и выехать позже, чтобы провести в месте командирования выходные или нерабочие праздничные дни по своим делам. При этом работник обязан согласовать более поздний выезд из командировки и получить письменное разрешение работодателя (например, это может быть соответствующая отметка в приказе на командировку). Наличие такой отметки подтвердит целесообразность возвращения из командировки в более позднюю дату и снимет вопрос о необходимости оплачивать суточные, зарплату и прочие командировочные расходы за дни, когда сотрудник находился в другом городе по собственной инициативе.Вопрос: как может выглядеть эта" соответствующая отметка"?Материал из КСС «Система Кадры» - первого онлайн-портала готовых решений для вашей службы персонала.Подробнее: http://www.1kadry.ru/#/document/130/50637/bssPhr133/?of=copy-52cdea3cf0

Ответ

Ответ на вопрос:

Чтобы провести выходные в месте командирования на выходные или праздники, работник может подать заявление работодателю, а работодатель в приказе о направлении в командировку может указать: «После выполнения командировочного задания разрешено провести в месте командирования выходные дни 20 и 30 ноября 2014г. Основание: заявление Иванова С.А. от 24.11.2014 г.». Данная формулировка является примерной.

Подробности в материалах Системы:

1. Ответ: Нужно ли возмещать работнику стоимость билета, если дата окончания командировки не совпадает с датой проезда из места командирования. Работник задержался в месте командирования по личным обстоятельствам

Сергей Разгулин , действительный государственный советник РФ 3-го класса

Ответ на этот вопрос зависит от срока пребывания работника в месте командировки по личным обстоятельствам.

Организация обязана возместить сотруднику расходы на проезд до места командировки и обратно ( , п. , и Положения, утвержденного ). Экономически обоснованные и документально подтвержденные расходы на командировки учитываются при расчете налога на прибыль в составе прочих расходов ( , НК РФ). В частности, в состав этих затрат входят:*

стоимость проездного билета на транспорте общего пользования (самолет, поезд и т. д.);
стоимость услуг по оформлению проездных билетов и т. д.

При этом действующим законодательством не предусмотрено, что для оплаты и учета расходов на проезд обязательно должна совпадать дата прибытия в место командировки, указанная в командировочном удостоверении, с датой фактического прибытия сотрудника в место командировки (по билету).

Таким образом, дата окончания командировки в командировочном удостоверении может быть раньше даты фактического выезда из нее, например, если работник решил задержаться и выехать позже, чтобы провести в месте командирования выходные или нерабочие праздничные дни по своим делам. При этом работник обязан согласовать более поздний выезд из командировки и получить письменное разрешение работодателя (например, это может быть соответствующая отметка в приказе на командировку). Наличие такой отметки подтвердит целесообразность возвращения из командировки в более позднюю дату и снимет вопрос о необходимости оплачивать суточные, зарплату и прочие командировочные расходы за дни, когда сотрудник находился в другом городе по собственной инициативе.

Данный подход следует применять и в том случае, если работник решил выехать в место командирования заранее. Главное, чтобы разница в датах не превышала разумных пределов и сохранялась связь между поездкой и командировкой. Если срок пребывания сотрудника в месте командирования значительно превышает срок, установленный в командировочном удостоверении, например, если после командировки работнику предоставлен отпуск, который он проводит в месте командирования, то оплата проезда уже не может рассматриваться как компенсация расходов, связанных со служебной командировкой. Поэтому возместить расходы на поездку именно как на командировочные расходы уже не получится.

Правомерность таких выводов подтверждают и разъяснения контролирующих ведомств (см. , письма Минфина России , ) и судебная практика (см., например, постановления ФАС Уральского округа , ).

Выплаты работникам

Сотрудник остался в отпуске в месте командировки: расходы на проезд

Н.А. Яманова, эксперт журнала «Зарплата»

Нередко сотрудник по согласованию с работодателем проводит отпуск там, куда командирован, или, наоборот, из отпуска едет сразу в командировку. Может ли компания в этих случаях возместить командированному работнику стоимость проезда?

Служебная командировка — это поездка сотрудника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Такое определение командировки дают:

- Трудового кодекса;
- пункта 3 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного .

Командированному работнику работодатель обязан возмещать, в частности, расходы по проезду к месту командировки и обратно. Порядок и размеры их возмещения компания определяет коллективным договором или локальным нормативным актом ().

Разберемся, как быть с расходами на проезд, если:

- работник направлен в служебную командировку не из места постоянной работы;
- по окончании командировки работник возвращается не в место постоянной работы.

Из отпуска сразу в командировку, а потом обратно

По производственной необходимости компания отзывает работника из отпуска и направляет его в командировку. Он не возвращается из отпуска в место постоянной работы, а вылетает в место командирования из места проведения отпуска. А после завершения командировки снова возвращается в место проведения отпуска.

Можно ли признать расходы по оплате проезда?

К командировочным расходам предъявляются общие для всех расходов требования об их экономической обоснованности и документальном подтверждении ().

День отъезда и день приезда считаются по месту нахождения постоянной работы

Днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного.

Днем приезда из командировки — дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы ().

Отзыв работника из отпуска производится с его согласия () в интересах работодателя. Следовательно, расходы по проезду работника из места проведения отпуска к месту командировки и обратно к месту проведения отпуска компания вправе учесть в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (). Такой подход к решению вопроса приведен в письмах Минфина России и .

Оплата проезда — доход работника, облагаемый НДФЛ и страховыми взносами?

В случае отзыва работника из отпуска для направления в служебную командировку стоимость проезда не нужно облагать:

- НДФЛ на основании пункта 3 статьи 217 НК РФ ();
- страховыми взносами ( Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ, далее — , и Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ, далее — ).

Командированный работник может продлить отпуск

Работник может продлить отпуск на количество неиспользованных дней или перенести их на другое, удобное для него время по согласованию с работодателем.

В случае переноса на другое время из-за отзыва сотрудника из отпуска у него уменьшается фактическая продолжительность отпуска. Это приведет к уменьшению суммы причитающихся работнику отпускных.

Так как отпускные выплачены работнику за три дня до начала отпуска, у него возникает задолженность перед работодателем в сумме излишне выплаченных отпускных за неиспользованные дни отпуска. Эту сумму работодатель может зачесть в счет среднего заработка, сохраняемого за период командировки.

Пример 1

Сотрудник компании (ЗАО «Коробейник»), расположенной в г. Москве, Р.Д. Челноков по графику отпусков находится в ежегодном оплачиваемом отпуске с 12 по 25 июня 2014 года в г. Санкт-Петербурге. По договоренности с работодателем 19 июня 2014 года работник из места проведения отпуска отбыл в трехдневную служебную командировку в г. Бологое. Отзыв Р.Д. Челнокова из отпуска оформлен приказом, в котором указаны причины отзыва и количество неиспользованных дней отпуска. Можно ли считать расходы компании на оплату стоимости проезда командированного работника из г. Санкт-Петербурга в г. Бологое и из г. Бологое в г. Санкт-Петербург экономически обоснованными и целесообразными?

Решение

Работодатель понес бы гораздо большие расходы в связи с командировкой, если бы оплачивал сотруднику стоимость проезда из г. Санкт-Петербурга в г. Москву (возвращение к месту постоянной работы) и только потом в место командирования — г. Бологое.
Причем стоимость проезда сотрудника по маршруту Санкт-Петербург — Москва компания не смогла бы учесть в расходах, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль. И должна была бы включить ее в доход работника, облагаемый НДФЛ и страховыми взносами.
Поэтому расходы компании на оплату стоимости проезда командированного работника из г. Санкт-Петербурга в г. Бологое и из г. Бологое в г. Санкт-Петербург признаются экономически обоснованными и целесообразными.

Отпуск — командировка — место работы

Еще одна нестандартная ситуация, когда из места проведения отпуска работник едет в командировку, не возвращаясь на постоянное место работы, а по окончании командировки едет на работу.

Затраты на оплату проезда в командировку компания понесет независимо от текущего места нахождения работника, направляемого в командировку. По мнению специалистов Минфина России (), она может учитывать в расходах для целей налогообложения прибыли расходы на оплату проезда работника ():

- из места проведения отпуска к месту командировки;
- места командировки к месту постоянной работы.

При этом дата отбытия сотрудника из командировки должна совпадать с отметкой в командировочном удостоверении о дне выбытия из места командировки.

Признается ли стоимость оплаты проезда доходом работника

Целевые расходы на проезд командированного работника до места назначения и обратно освобождены от обложения НДФЛ () при условии, что они фактически произведены и документально подтверждены ().

Как документально оформить отзыв и перенос отпуска, читайте в статьях электронного журнала «Зарплата»

Пример 2

Изменим условия примера 1. Сотрудник ЗАО «Коробейник», расположенного в г. Москве, Р.Д. Челноков по графику отпусков находится в ежегодном оплачиваемом отпуске с 12 по 25 июня 2014 года в г. Санкт-Петербурге. По договоренности с работодателем 26 июня 2014 года работник из места проведения отпуска отбыл в трехдневную командировку в г. Бологое. Командировка закончится 28 июня 2014 года. Может ли компания учесть расходы на оплату стоимости проезда командированного работника из г. Санкт-Петербурга в г. Бологое и из г. Бологое в г. Москву? Признается ли оплата проезда из места проведения отпуска в место командировки доходом работника, облагаемым НДФЛ и страховыми взносами?

Решение

Несмотря на то что работник прибудет в командировку не из места постоянной работы, компания может учесть в расходах для целей налогообложения прибыли затраты на оплату проезда работника.
Датой отъезда сотрудника из командировки будет 28 июня 2014 года. В командировочном удостоверении днем выбытия из места командировки также должно быть 28 июня.
Стоимость проезда сотрудника из отпуска в командировку и к месту постоянной работы не облагается НДФЛ (абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ) и страховыми взносами (ч. 2 ст. 9 Закона № 212-ФЗ и ч. 2 ст. 20.1 Закона № 125-ФЗ).

Работник остается в месте командировки для проведения отпуска

За три дня до начала отпуска компания обязана выплатить работнику отпускные ()

Трудовой кодекс не запрещает работнику уйти в ежегодный оплачиваемый отпуск, не возвращаясь из командировки на работу.

Расходы по оплате проезда из отпуска к месту работы

По мнению специалистов главного финансового ведомства, если работник остается в месте командировки для проведения отпуска, расходы по оплате проезда к месту работы не признаются для целей налогообложения обоснованными: компания оплачивает возвращение работника из места отпуска, а не из командировки.

Следовательно, расходы по оплате проезда сотрудника из места проведения отпуска к постоянному месту работы компания не может признать в целях налогообложения прибыли ().

Оплата проезда из отпуска к месту работы — доход работника

Налоговым кодексом не предусмотрено освобождение от обложения НДФЛ сумм оплаты проезда сотрудников к месту проведения отпуска и от места проведения отпуска до места жительства. Поэтому суммы оплаты проезда сотрудника от места командирования к месту проведения отпуска и от места проведения отпуска к мес-ту работы являются его экономической выгодой, предусмотренной Налогового кодекса. А значит, облагаются НДФЛ ().

Пример 3

Сотрудник компании (ЗАО «Коробейник»), расположенной в г. Москве, П.Р. Волков направлен в командировку в г. Санкт-Петербург со 2 по 11 июня 2014 года. С 16 июня 2014 года по графику отпусков у него ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 14 календарных дней.
В компании установлена пятидневная рабочая неделя. В какой срок сотрудник должен отчитаться по командировке?

Решение

П.Р. Волков должен вернуться из командировки 11 июня. Первые три рабочих дня, в которые он должен сдать авансовый отчет о командировочных расходах и отчет о выполненной работе, приходятся на период ежегодного отпуска (с 16 по 29 июня 2014 года).
30 июня 2014 года сотрудник должен выйти на работу после отпуска. В период с 30 июня по 2 июля 2014 года он должен отчитаться по командировке — представить авансовый отчет о расходах в командировке и письменный отчет о выполненной работе.

Работник задержался в командировке на выходные или праздничные дни

Выходные дни, как и нерабочие праздничные дни, — это время, в течение которого работник свободен от исполнения трудовых обязанностей (ст. и ТК РФ). Признается ли оплата проезда к месту постоянной работы сотрудника его доходом? Может ли компания учесть расходы на оплату проезда?

Когда можно признать расходы по оплате проезда

Расходы на оплату проездного билета для проезда работника из места командировки к месту постоянной работы компания может учесть в расходах для целей налогообложения прибыли ():

- если сотрудник задержался в месте командировки с разрешения руководителя, подтверждающего целесообразность произведенных работником расходов;
- дата выбытия работника из места служебной командировки к месту постоянной работы совпадает с датой, на которую приобретен билет.

Компания вправе принять положение по оформлению и возмещению затрат на командировочные расходы. В нем можно прописать, что командированные работники, последний день командировки которых приходится на день, предшествующий выходным или нерабочим праздничным дням, имеют право подать работодателю заявление с просьбой оставить их в месте командирования на краткосрочный период.

Оплата проезда не является доходом работника

Если работник остается в месте командирования на выходные или нерабочие праздничные дни, оплата компанией его проезда от места проведения свободного от работы времени до места работы не приведет к возникновению у него экономической выгоды (письма Минфина России и ).

Пример 4

Изменим условия примера 3. Сотрудник ЗАО «Коробейник»

П.Р. Волков направлен в командировку в г. Санкт-Петербург со 2 по 11 июня 2014 года. До отъезда в командировку он подал работодателю заявление с просьбой разрешить по личным обстоятельствам провести в месте командирования «длинные выходные» с 12 до 15 июня 2014 года. С согласия работодателя он вернется из командировки в понедельник, 16 июня 2014 года.
Может ли компания учесть расходы на оплату стоимости проезда командированного работника из г. Санкт-Петербурга в г. Москву? Признается ли оплата проезда в место постоянной работы доходом работника, облагаемым НДФЛ?

Решение

Сотрудник задержался в месте командировки на выходные с разрешения руководителя. Поэтому расходы на приобретение проездного билета для проезда П.Р. Волкова из места командировки к месту постоянной работы компания может учесть в расходах для целей налогообложения прибыли. Оплата компанией проезда работника от места проведения свободного от работы времени до места работы не приводит к возникновению у него экономической выгоды, не облагается НДФЛ.

С уважением и пожеланием комфортной работы, Юлия Месхия,

эксперт кадровой справочной системы «Система Кадры»

Самые важные изменения этой весны!

В работе кадровиков произошли важные изменения, которые надо учитывать в 2019 году. Проверьте в формате игры, все ли нововведения вы учли. Решите все задачи и получите полезный подарок от редакции журнала «Кадровое дело».

Если выплатите отпускные на день позже срока, компанию оштрафуют на 50 000 руб. Уменьшите срок уведомления о сокращении хотя бы на день – суд восстановит сотрудника на работе. Мы изучили судебную практику и подготовили для вас безопасные рекомендации.

Бывает, что работник по окончанию своей командировки, решает остаться в этом городе еще на несколько дней. Например, командировка оканчивается в пятницу, а работник хочет остаться еще на выходные. Можно ли учесть в расходах при расчете налога на прибыль стоимость обратного билета? Ведь дата в обратном билете не будет совпадать датой окончания командировки в командировочном удостоверении.

По мнению Минфина России – можно. Правда, разрешение должен дать руководитель компании. Об этом специалисты финансового ведомства рассказали в письме от 26 марта 2009 г. № 03-03-06/1/191.

Аргументы такие: расходы на проезд сотрудника из командировки к месту постоянной работы компания понесла бы в любом случае. Ведь согласно статье 168 Трудового кодекса РФ командированному работнику компания обязана возместить расходы на проезд. То факт, что работник задержался в месте командировки по своему желанию - роли не играет.

При этом сразу возникает вопрос: нужно ли в этом случае издать приказ о продлении командировки? На него в письме чиновники ответили уклончиво. С одной стороны они написали, что расходы можно учесть, если задержка оговорена с руководителем компании и целесообразность расходов и подтверждена в соответствие с установленным порядком. А это значит, что приказ о продлении не нужен, достаточно будет авансового отчета от работника, который подпишет руководитель, тем самым, дав свое согласие на задержку работника в месте командировки. С другой стороны, они все-таки упомянули о приказе, сказав, что если компания решит продлить командировку, то без приказа не обойтись.

На мой взгляд, приказ о продлении не нужен. Ведь в письме речь идет не о продлении командировки, а о случае, когда работник решил остаться в городе по своим делам. А про приказ чиновники упомянули как бы вдогонку, напомнив, что если компания решит продлить командировку, то приказ необходим. Поэтому, если ваш работник решил остаться в месте командировки по-своему усмотрении, то приказ о продлении не нужен. Расходы на обратный билет можно подтвердить авансовым отчетом, который подпишет руководитель фирмы.

Что делать

Тем не менее, существует вероятность, что Инспекторы на местах сочтут такие расходы необоснованными, утверждая что работодатель в этом случае оплачивает возвращение работника не из служебной командировки, а с места отдыха. Но у организации в этом случае есть возможность отстоять спорные расходы в суде – постановление ФАС Уральского округа от 19 июня 2007 г. № А50-17977/06. По материалам дела инспекторы не признали расходы на обратный билет, поскольку работник после окончания командировки воспользовался отгулами и остался в месте командировки. Однако судьи не согласились с решением налоговиков. Они отметили, что действующее законодательство не требует обязательного совпадения дат, указанных в билете и в командировочном удостоверении, и не ставит его условием для возмещения расходов на проезд к месту командировки и обратно.

Разъясните пожалуйста оплату нахождения сотрудника в служебной командировке в выходные дни, если направили его по приказу с понедельника по пятницу, но он остался в другом городе (месте командирования) на субботу и воскресенье (по личным делам) и в приказе стоит по воскресенье. Как нам поступить в следующих случаях:1. В случае если мы узнали (знали изначально), что он занимался личными делами и не оплачивать выходные дни только обратные билеты (в табеле выходной день ставить)?2. Или если мы не знаем почему он вернулся в воскресенье, а не в пятницу и для оплаты этих дней он должен доказать уважительную причину задержки (какими документами)?3. Или он вернулся по билетам в 08:00 в субботу, то как её оплачивать (опять же спрашивать причину такого приезда)?Спасибо.

Ответ

сообщаем следующее : В любом случае, задержка сотрудника в месте командировки должна быть обоснованна и разрешена.

Задержка выезда из командировки должна осуществляться с разрешения руководителя, подтверждающего целесообразность выбытия из командировки в более позднюю дату.

Целесообразность можно подтвердить, например, тем, что из-за отсутствия билетов выбыть из места командировки в срок было невозможно. Или покупка билета на более позднюю дату позволила сократить расходы на проезд. При этом соответствующее разрешение руководителя следует оформить письменно (например, приказом).

Сотрудник остается в месте командировки непродолжительное время (на выходные дни), то оплата проезда от места проведения командировки до места работы к возникновению экономической выгоды не приводит. То есть, производится оплата проезда сотрудника из командировки.

По общему правилу за работу командированного в выходные или праздничные дни полагается отгул или повышенная оплата (п. 5 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). То есть, если сотрудник не был занят работой в выходной день, то оплата ему не полагается. Оплачивается только обратный билет к месту службы.